Как заказать стратегическую сессию 

На рынке сложилось очень разное понимание стратегических сессий. Можно заказать стратегическую сессию, но результат будет непредсказуем, потому что каждый исполнитель продаёт то, что умеет делать. В статье расскажу о том, как правильно заказать стратегическую сессию и сформулировать задачи актуальные для организации.

Как правильно сформулировать заказ

Всегда сложно разобраться, если есть большой выбор. Но задача облегчается, когда точно знаешь, что хочешь. Чем конкретнее сформулированы задачи, тем точнее будет «попадание в исполнителя».

О многообразии форматов стратсессий я уже писала.

Расскажу историю, которая не имеет отношение к стратегии, но имеет отношение к поиску того, что вам нужно. Я этот подход использовала первый раз при поиске няни для своих детей, а потом при подборе персонала.

Моим детям тогда было 1 и 3 года. Опыта поиска нянь и общения с ними я не имела. Но я знала, чего хочу, поэтому подробно сформулировала требования. Итак, няня должен быть мужчиной. Для многих только этот факт, что няня — мужчина является нереализуемым. Но это только начало. Нянь должен:

• иметь базовое педагогическое образование,
• иметь опыт работы в образовательном учреждении и в семье,
• иметь рекомендации,
• знать методики Домана, Зайцева и Никитина,
• любить гулять с детьми,
• любить и уметь рисовать и лепить, читать книжки,
• быть спортивным,
• работать в то время, когда это нужно мне, за оплату услуг в обозначенных рамках.

Даже сейчас, когда прочитала, оценила требования на уровне фантастики. Но я нашла такого няня, он соответствовал по всем пунктам. Володя пришёл ко мне на следующий день, а через день уже работал с детьми. Он имел базовое педагогическое образование, опыт работы в детском саду, 3 рекомендации из семей, знал методики Домана, Зайцева и Никитина.

По выходным Володя работал тренером по плаванию. В другие дни мы договаривались на то время, которое я считала удобным для себя. Он много гулял с детьми, читал, рисовал, занятия лепкой.

Дети с удовольствием занимались творчеством под чутким и умелым руководством. У меня бы так не получилось, потому что я рисовать не любила и не умела. Впоследствии оказалось, что у Нади есть хорошие данные в рисовании, которые она развивала самостоятельно, занимаясь самообучением. Володя активно использовал методику Зайцева и свои наработки. Он занимался с детьми 1,5 года.  Дети были довольны, я тоже.

Я подвожу к тому, что нужно точно знать, чего хотите. Это задача не такая простоя. Как может показаться. Если представления размытые, то с формулированием может помочь коуч или консультант. Если нет возможности привлечь стороннего специалиста, то можно провести рабочее совещание или мозговой штурм с управленческой командой.

Что важно:

1. Какие проблемы сейчас в бизнесе есть. Проблемное поле, взаимосвязь проблем и выделение ключевых.
2. Какие перспективные задачи нужно решить
3. Кто будет работать над стратегией
4. Сколько времени вы готовы уделить на подготовку и проведение и в каком режиме
5. Что должно быть результатом стратсессии
6. К каким изменениям вы готовы после стратсессии
7. Требования к ведущему

На что обратить внимание при выборе ведущего стратегической сессии в статье

Важно оценить трудоёмкость всех этапов, которые касаются стратегической сессии.  Если временные ресурсы ограничены, то нужно уменьшать количество решаемых задач.

1. Сколько времени готовы уделять руководители на подготовительном этапе. Обычно в течение месяца от 3 до 5 часов на встречи и 8-20 часов на аналитику. Если собственник не участвует в аналитике, то ему нужно от 5 до 20  часов выделить на проработку видения и страткарты.
2. Сколько времени готовы выделить на проведение стратсессии. В моей практике от 20 до 30 часов. Это с утра до ночи 2 или 3 дня. Это время тяжёлой умственной работы, а не деловых игрушек. Когда составляю регламент сессии с точностью до 5 минут, то хорошо понимаю, какие задачи можно решить в групповой работе. Хорошо проработанные 3 задачи лучше, чем 5, которые пообсуждали.
3. Есть практика подготовки и проведения однодневных стратегических сессий. В этом случае пересматривается круг решаемых задач и происходит перераспределение их решения: на подготовительном этапе, на сессии, после сессии.
4. Самый важный момент, который редко обсуждается. А что после сессии? Работы много при подготовке стратсессии. А после, её ещё больше. Потому что нужно реализовывать запланированные решения. Потребуются изменения в системе управления, бизнес-процессах, системе отчётности.

Практика получения заказа

В моей практике есть такие проекты, когда заказчики говорили, что общались с партнёрами, у которых я проводила стратсессию, и им нужно то же самое. Люблю такие проекты, потому что ничего не надо доказывать. Надо просто качественно отработать. В этом случае тоже важно соотнести вектора и проговорить, какой результат нужно получить по окончании.

Есть категория клиентов, которые уже проводили стратсессию с привлечением консультантов. Хорошо, что есть желание опыт повторить, но надо разбираться, что конкретно было. Имеет смысл понять, что в прошлом опыте было хорошо и нужно его сохранить, а что не получилось.

Самый главный вопрос, который я задаю: «Насколько вы были довольны стратегической сессией и реализованы результаты групповой работы?» Часто бывает такое, что руководители толком не помнят, над чем работали. Мне показывают листы ватмана с рисунками и картинками, который достают из-за шкафа. Они лежали там с прошлой стратсессии. А главное, почему результаты остались только на бумаге. Обычно механизмы реализации стратегии не рассматриваются вообще.

Как составляется программа

У меня есть базовая программа стратсессиии, которая обкатывалась десятки раз. Её использую для адаптации под конкретного заказчика. Первый вариант программы обсуждаю на 1-ой или 2-ой встрече. На момент подписания контракта достигается принципиальная договорённость по содержанию стратегической сессии.

В процессе подготовки проводится 5-6 встреч с каждым руководителем. В результате накапливается аналитическая информация и понимание проблем организации. Это информация используется для уточнения детального регламента. Уровень детализации программы имеет огромное значение.

Когда в организациях провожу повторные сессии ежегодно (на протяжении от 2-х до 10 лет), требования к формированию программы значительно расширяются. Руководители уже знают технологию совещания, и что ожидать. Акценты в программе смещаются в сторону управления рисками и планирования. Часть вопросов, которые обычно обсуждаются на сессии, решаются до сессии.

Нужно ли делать аналитику

Был у меня опыт проведения нескольких сессий без предварительной аналитики. Каждый раз оказывалось, что зря не убедила заказчиков в её необходимости.

Отказ от аналитики аргументируется двумя фактами:

1. Мы не хотим с сотрудниками обсуждать финансовые результаты.
2. У нас с аналитикой всё в порядке. Все показатели есть.

В первом случае непонятно как планировать вообще. Если говорить о продуктовой стратегии, то нужно понимать доходность по каждому продукту. Если говорить о клиентах, то также надо знать какие клиенты более интересны. Работа только с номинальными показателями обязательно приведёт к ошибочным выводам.

В моей 15-летней практике я не разу не услышала сожаления от собственников по поводу того, что они бюджеты сделали прозрачными. В большинстве компаний это произошло благодаря регулярной практики стратегического планирования. За финансовые результаты деятельности стали отвечать руководители всех уровней.

Когда формируется карта целей компании, то часто возникают новые названия целевых показателей. Если делается предварительная аналитика, то на создание страткарты уходит 1-3 часа.

Без аналитики было такое, что мы останавливали групповую работу на 2-3 недели для сбора необходимых данных. Иначе, карта получалась пустой, плановую величину показателей оказывалось получить невозможно. Трудоёмкость сессии становится больше, окончание работы затягивается ещё на 3-4 недели.

Моя рекомендация: аналитику нужно делать обязательно.

Как заказать стратегическую сессию под моим руководством

Если вам интересен мой опыт и возможность его применения для ваших условий, то всего несколько простых шагов:

1. Напишите мне на Whatsapp или в Telegram.
2. Обсудим по телефону или видеосвязи ваши задачи (бесплатно).
3. Я подготовлю предварительное коммерческое предложение.
4. Обсудим коммерческое предложение и уточним задачи.
5. На основе структуры организации (штатного расписания) определим состав участников, докладчиков, области анализа деятельности.
6. Я подготовлю договор и рабочие документы. Договор может включать только подготовку и проведение стратсессии. При желании сразу включаю сопровождение.
7. Работать начинаю с даты, согласованной договором. Предоплата 50% в течение 5 рабочих дней после начала работы.

Описание стратегической сессии, которые я провожу, найдёте в статье.

Надеюсь, что применение описанных подходов поможет вам правильно сформулировать задачи организации и заказать стратегическую сессию с участием специалистов, которые будут соответствовать вашим требованиям.

Контакты: Телефон/Whatsapp/Telegram: +7-922-63-774-77, Почта: kgal@inbox.ru