Грейдовая система оплаты труда

Я пока не встречала компании, в которой сотрудники бы сказали, что у них всё хорошо с окладами. И дело не в том, маленькие они или большие. А в том, насколько они справедливые. Ведь неудовлетворённость несправедливостью оплаты по отношению к коллегам обычно выше, чем размером оплаты труда. Грейдовая система оплаты труда даёт возможность гармонизировать оклады, привести их в соответствии с ценностями должности. В статье я расскажу о том, как сделать грейдирование с минимальными затратами временных и человеческих ресурсов.

Часто перестраиваются премиальные системы при несбалансированной системе окладов и премирование превращается в «латание» дыр в системе окладов. Давайте этому дадим премию — у него маленький оклад, а этому не дадим — у него и так оклад большой. А результате  премии теряют своё целевое назначение: поощрение за  результативность.

Регистрируйтесь на курс  «Как разработать и внедрить систему оплаты труда за 1 месяц».  Начать обучение можно сразу после оплаты.

Перекосы в системе оплаты труда

В моей практике были 2 похожих проекта, которые выполнялись фактически в один период. Расстояние между заводами полторы тысячи километров, численность отличается в 2,5 раза, но похожие проблемы и похожие решения. В обоих случаях разработкой системы оплаты труда я начала заниматься после реализации проекта по разработке стратегии.

После того, как были определены цели на трёхлетнюю перспективу, было принято решение об использовании разработанных целевых показателей в системе оплаты труда. Основная цель новой системы оплаты: обеспечить достижение стратегических целей.

Изначально я предложила разработать только переменную часть оплаты труда. Но диагностика показала очень большие перекосы в системе должностных окладов.  Оклады для должностей с одинаковой ценностью для организации, отличались до 4-х раз. Не на 20 или 40%, а в 4 раза. О какой справедливости может  идти речь?

Можно увидеть на графиках на горизонтальной шкале — оценка должности, на вертикальной — размер оклада. Синие ромбики — это фактический размер  окладов, а красные квадраты —  новые  гармонизированные оклады. Как они были получены, описано дальше.

Оклад должен выплачиваться  сотруднику за его способность решать стоящие перед компанией на данный момент задачи в рамках должности на требуемом уровне. Поэтому было принято решение о пересмотре окладов.

Как быстро разработать грейды

Когда читала про грейдирование в первоисточниках, то встречала примеры, которые пугали своей трудоёмкостью. На заводе численностью 600 человек несколько консультантов оценивали должности в течение полугода, изучая должностные инструкции. Какой же ценник за такую работу получится? Во-первых это получается  дорого, а во-вторых, не встречала я на заводах описание функционала в должностных инструкциях, чтобы они были полными и отвечали действительности. Сложно по ним оценивать должности. Значит сначала надо пересмотреть все должностные инструкции, а это опять время и деньги.

Я предлагаю такой подход в работе с клиентами, который обеспечивает принятие и понимание персоналом, небольшие затраты ресурсов (время и деньги), а кроме того снижает сопротивление внедрению. В процесс разработки обязательно вовлекаю руководителей подразделений и высшее руководство.

Была найдена возможность разработать оклады в условиях ограниченного времени. Мы потратили всего одну неделю. При этом были выполнены  все основные этапы работ по  методу Хея:

1. Выбор факторов, описание факторов по уровням.
2. Разработка балльно-факторной шкалы.
3. Проведение оценки должностей/рабочих мест.
4. Построение фактической структуры зарплат.
5. Коррекция величины зарплаты (постоянной части).
6. Грейдирование и проектирование новой структуры зарплат.

Для разработки должностных окладов были собраны эксперты в составе 10-12 человек, которые работали в режиме групповой работы 3 раза в неделю по 4 часа. Эксперты — сотрудники, которые сейчас занимают руководящие должности, практически начинали бизнес с «нуля» и хорошо его знают. Оценка ценности должности на основании должностной инструкции не позволяла учесть множество факторов, так как инструкции были формальные, не учитывающие специфики бизнеса. Поэтому была экспертная оценка каждой должности на основе подготовленных  карточек.

Согласитесь, что есть разница между полугодием и одной неделей. Возможно, что где-то мы не достигли абсолютной точности. Но должности относительно друг друга  были оценены объективно.

Пошаговая инструкция по разработке окладов

Для организации эффективной работы необходимо подготовить оценочные формы и описание возможных факторов, по которым оцениваются должности. Всегда проще использовать чей-то опыт, а не изобретать самому.

Обсуждение и выбор факторов, по которым оценивается должность

В первую очередь нужно определиться с факторами, по которым будет производиться оценка. Их выбор зависит от специфики деятельности компании и стратегического направления бизнеса. Для оценки всех должностей в организации применяется единый набор факторов. Чтобы отобрать факторы, нужно задать вопрос: «Что в деятельности сотрудников способствует росту стоимости компании?»

Факторы должны быть основаны на стратегии и ценностях ком­пании и приемлемы для всех заинтересованных сторон. Если деятельность организации или ее стратегия коренным образом меняются, используемые факторы должны быть пересмотрены.

Обсуждается 9-10 факторов, но чаще эксперты останавливаются на использовании факторов, предложенных автором метода Эдвардом Хеем: необходимые знания и опыт, решение задач (проблем), уровень ответственности.

Определение веса каждого фактора

Мы должны рассмотреть все факторы, а затем ранжировать их по степени важности, значимости для компании и придать им вес. Веса могут устанавливаться рабочей группой экспертов, но утверждаются топ-менеджерами компании. Общий вес всех факторов — 100%. Существует некоторая закономерность в зависимости от специфики деятельности организации:

• торговые компании больший вес придают фактору ответственности,
• производственные предприятия — техническим/профессиональным знаниям,
• компании, занятые в сфере услуг — профессиональным зна­ниям и навыкам взаимодействия.

Разработка балльно-факторной шкалы

В данном варианте используем одинаковое количество уровней, по каждому фактору  — пять. Балльная  шкала может быть выбрана на усмотрение команды: 100, 500, 1000 баллов.

Таблица. Балльно-факторная шкала

Описание каждого фактора по уровням

Каждый фактор описывается по уровням. Уровней может быть от 4 до 6. Приведу пример описания одного фактора — навыки.

Таблица. Описание фактора «навыки»

Все предыдущие таблицы  были подготовительными. Оценочная форма состоит из списка должностей с необходимыми колонками.

Таблица. Форма для оценки должностей

Порядок проведения оценки должностей

1. У каждого эксперта перед глазами находится описание факторов и балльно-факторная шкала. Для оценки сначала выбирается одна категория персонала (руководство, служащие….), обсуждается одна должность и оценивается по одному фактору. После обсуждения утверждается решение группы, выставляется в бланк соответствующее значение этого фактора в баллах.
2. Обсуждение переходит к следующей должности и оценивается по этому же фактору. Когда по одному фактору обсуждается последовательно несколько должностей, есть возможность сравнить их между собой и вынести более обоснованную оценку.
3. Далее выбранная категория персонала оценивается по оставшимся факторам.
4. Баллы, полученные по разным факторам, складываются, и мы получаем суммарный результат оценки ценности должности.
5. Так прорабатываются все должности. Суммарное количество баллов умножается на переводной коэффициент, получается должностной оклад. Переводной коэффициент находится подбором. Чем выше оценка должности, тем выше коэффициент. Для того, чтобы была вилка в должностных окладах, коэффициент тоже выставляется с диапазоном в 40% .

Управленческие решения по гармонизации окладов

Должностные оклады сотрудников должны попадать в выделенный диапазон. Конечно, оказались должности, оцененные ниже и выше. Что делать? Вроде просто, одним повысить, другим понизить. Как раз здесь и начинаются сложности. Зачем повышать оклады на те должности, на которых работники за действующие оклады работают? А как снизить оклад сотруднику, у которого сейчас он в 2-3 раза выше, чем показала оценка должности? Уволится, а где найти замену?

С одной стороны разработанная система окладов выглядит стройной, с другой стороны выявляется большое количество перекосов, и требуются управленческие решения, касающиеся «выпадающих» случаев. Например, ценность сотрудника оказывается выше ценности должности по той причине, что на рынке острый дефицит таких кадров, тогда зарплата специалиста корректируется персональными надбавками. При этом оклад остаётся в рамках установленных правил.

Что даёт компании гармонизация окладов

Процесс разработки должностных окладов и показателей важны сами по себе, независимо от результатов внедрения: происходит осознание и общее понимание того, что может дать организации каждая должность и на какой результат влияет. Есть ещё несколько положительных моментов и новых возможностей:

• Достигается внутренняя справедливость;
• Оплата в соответствии с ценностью должности для компании (за выполнение должностных обязанностей);
• Создаётся привлекательность рабочих мест на рынке труда;
• Обеспечивается социальная защищённость сотрудников;
• Инструмент для аттестации персонала: по каждому фактору можно оценить сотрудника, насколько он соответствует требованиям к должности;
• Система карьерного и профессионального роста, связанная с системой оплаты;
• Система подбора и отбора персонала в соответствии с требуемыми компетенциями к данной должности;
• При введении новых должностей не нужно гадать, какой назначить оклад, новая должность тоже оценивается по факторам.

Внедрение системы оплаты проводилось работниками завода самостоятельно. Полный переход на новую систему оплаты, включающую грейдирование и применение  системы ключевых показателей эффективности, был закончен через 6 месяцев.

Я долго разбиралась с грейдированием. Когда разобралась, оказалось, что вся работа строится на здравом смысле и может выполняться быстро.

Регистрируйтесь на курс  «Как разработать и внедрить систему оплаты труда за 1 месяц».   В курсе методику грейдирования изучем подробно.

Если есть вопросы, пишите Телефон/Whatsapp/Telegram: +7-922-63-774-77, Почта: kgal@inbox.ru