Проведение стратегической сессии

Так сложилось, что проведение стратегической сессии стало моей ключевой компетенцией, как консультанта по управлению. Со стратегическими сессиями я познакомилась в 90-е годы, когда сама была на протяжении 7 лет руководителем организации. Сессии проводились внутренними силами. Одним из направлений деятельности, которое мы начали тогда развивать, было управленческое консультирование. Многое пробовали на себе.

Мой опыт в проведении стратегических сессий

Сейчас за плечами опыт проведения сессий почти в 50 компаниях. Их могло быть больше, если бы мои постоянные клиенты не приняли решение, проводить стратегические сессии ежегодно. Эти сессии привязаны к годовому планированию, соответственно, моя загрузка на осень и начало зимы расписывается заранее.

Отраслевая специализация: производство, услуги и торговля на рынке B2B. Но была практика работы со стоматологическими клиниками, туристическими компаниями, ресторанами, юридическими и финансовыми компаниями. Принципиально работаю только с коммерческими организациями, потому что понятно, кто «заказывает музыку» и чьи задачи решаю.

Качественно подготовить и провести можно 3 сессии в месяц. Сессии можно проводить круглый год. Были очень хорошие результаты, когда первая сессия проводилась весной, а через полгода следующая. За 6-7 месяцев стратегия прошла тестирование и показала свою жизнеспособность. Вторая сессия всегда более осознанная и результативная.

В компаниях до 1000 человек работаю в одиночку. Для работы с крупным бизнесом привлекаю сильных партнёров. В малом бизнесе, в связи с ограниченностью состава работников (до 10 человек), подходы, этапы, вопросы аналогичные, а вот формат работы уже другой. Работа над стратегией ведётся в режиме регулярных встреч с собственниками. Меня радует, что в работе с малым бизнесом результат приходит быстро и динамика изменений выше.

В условиях развития информационной среды и ограничений, связанных с пандемией, появились новые форматы стратегических сессий. У меня остались мои классические сессии в офлайн формате. Есть комбинированный формат, когда подготовительный этап, начиная с подписания контракта проходит в онлайн режиме, а сессия в офлайне. И третий формат, чисто онлайн.  В этом случае я с заказчиком знакома только заочно. Читайте о всех форматах по ссылке ниже.

Мои принципы и подходы в подготовке и проведении стратегических сессий

• Обязательное участие собственников.
• Программа сессии строится от того, что в итоге хочет получить заказчик.
• На подготовку нужно от 3-х до 5-ти недель. Меньше 3-х, очень напряжённая подготовка руководителей. Больше 5-ти: ложное ощущение, что времени ещё много, менее качественная подготовка, снижение актуальности информации.
• Аналитика готовится под моим руководством сотрудниками компании. На её основе создаётся от 10 до 20 докладов.

Этапы разработки и реализации стратегии

Проект может составлять от 2-х до 4-х этапов.

1. Подготовительный этап: сотрудники компании под руководством консультанта готовят аналитические доклады.
2. Сессия стратегического планирования – 2-х или  3-х — дневный семинар (20 — 30 часов) с участием управленческой команды и ключевых специалистов.
3. Внедрение в течение месяца: разработка и внедрение системы оплаты труда, системы совещаний.
4. Непрерывное сопровождение собственника по всем вопросам, возникающим в процессе внедрения стратегии.

1 этап. Подготовка к Сессии стратегического планирования

• Выделяются области для проведения анализа текущего состояния. По каждой области анализа составляется предварительный план доклада.
• Содержание и количество докладов корректируется под специфику компании в ходе подготовки.
•  Для включения персонала в работу проводится рабочее совещание со всеми участниками стратегической сессии. Цель совещания: ознакомление с планом подготовки и методикой работы на сессии.
• Задания докладчикам выдаю персонально, обсуждаю и корректирую содержания докладов.
• Далее курирую подготовку докладов: 3-6 очных встреч с каждым докладчиком. Цель встреч — внесение изменений в доклады, обсуждение источников информации и аналитических инструментов, проверка подготовки докладов, ответы на вопросы, оформление презентаций. Время подготовки докладов – 4  недели.
• При неудобной логистике для снижения командировочных расходов очные встречи проводятся только в самом начале, для знакомства и запуска проекта. Потом мы встречаемся уже непосредственно перед сессией. Остальная работа строится по скайпу.
• Каждый доклад оформляется в виде презентации, иллюстрированной графиками и таблицами. Важная часть каждого доклада – выводы и предложения.

2 этап. Проектный семинар “Сессия стратегического планирования”

Цель семинара: определить виденье и направления развития организации на заданную перспективу, разработать план реализации стратегии по достижению целей следующего года

• 1-й день – подведение итогов деятельности за последние 2-3 года на основе докладов, стратегический анализ.
• 2-й день – согласование видения будущего и целей, составление стратегической карты целей и системы сбалансированных показателей, выбор стратегии достижения поставленных целей, определение целевых показателей на следующий год и плана мероприятий по их достижению. Создание механизма реализации планов.

3 этап. Внедрение

Есть 2 инструмента, помогающие внедрить стратегию, за внедрение которых я берусь. Это система оплаты труда и система оперативных совещаний. Основа того и другого — показатели. На сессии принимаются целевые показатели и закрепляется ответственность за руководителями. Если к этим показателям не привязать оплату труда, то их достижимость резко снижается.

Поэтому я помогаю перевести систему стратегических показателей в ключевые показатели эффективности руководителей, разрабатываю систему оплаты труда, создаю модель с прогнозными расчётами. На калькуляторах расчёта заработной платы можно видеть, как будет вести себя размер оплаты труда в зависимости от достижимости показателей.

Если про показатели вспоминать только при начислении зарплаты, уже хорошо. Ещё лучше, если в компании настраивается регулярная отчётность и визуализация достижения целевых показателей. При этом проводятся регулярные совещания по подведению итогов. Я создаю необходимые регламенты и помогаю провести первые совещания.

4 этап. Сопровождение собственника

Этот этап показал свою эффективность. С собственником я встречаюсь 1—2 раза в неделю. Мы обсуждаем итоги и проблемы внедрения стратегии. Переводим проблемы в задачи и ищем их решение. На такую работу не составляется предварительный план работ. Задачи решаются по мере их возникновения.

Ещё один очень важный момент. Работа над стратегией компании проводится параллельно с работой над повышением личной эффективности собственника. И это влечёт за собой качественные изменения как в компании, так и в личной жизни. Оказались востребованы мои компетенции коуча. Такое сотрудничество продолжается по несколько лет, приносит результаты и удовольствие обоим.

Стоимость подготовки и проведения сессии стратегического планирования от 270 тысяч рублей. Сроки, содержание и порядок работ готова обсуждать.

Пишите на Whatsapp или в Telegram