Форматы стратегической сессии

В условиях развития информационной среды и ограничений, связанных с пандемией, появились новые форматы стратегических сессий. У меня остались мои классические сессии в офлайн формате. Есть комбинированный формат, когда подготовительный этап, начиная с подписания контракта проходит в онлайн режиме, а сессия в офлайне. И третий формат, чисто онлайн.  В этом случае я с заказчиком знакома только заочно.

Стандартный формат стратегической сессии

В те времена, когда я только начинала проводить стратегические сессии даже проектор был редкостью. Много работали с ватманом, рисовали и писали.

Самое трудоёмким и изнурительным было свести все наработанные материалы в какой-то документ, результирующий итоги сессии. Ведь разрабатывать значительно интереснее, чем потом с больших листов структурировать отработанную информацию. К тому же на листах было много творчества, которое сложно было формализовать.

Офлайн сессии для компания численностью 20-500 человек отлажены до мелочей. Тайминг расписывается по минутам и соблюдается.

Много материалов готовится в ходе подготовки сессии:

• Аналитика по всем областям деятельности;
• Видение и стратегическая карта прорабатывается за несколько итераций с собственниками;
• Рабочие таблицы.

Качественная подготовка позволяет на стратегической сессии глубоко проработать многие вопросы, которые компания решает годами. На сессию привлекаются большие ресурсы: человеческие и финансовые. И с них нужно получить качественную отдачу.

Результаты стратегической сессии

За 3-х дневную стратегическую сессию (26-28 часов), которая проводится с предварительной аналитикой, можно получить:

1. Видение компании на 3 года.
2. Цели на перспективу в виде стратегической карты.
3. Целевые показатели на планируемый год, отражающие цели страткарты (счётная карта показателей организации).
4. Карта ответственности за достижение целевых показателей (основа для KPI).
5. Планы мероприятий для достижения целей следующего года.
6. Проекты решения приоритетных задач.
7. Выбранные механизмы реализации стратегии.
8. Экономическая модель на следующий год.

Если сессия под моим руководством проводится через год, то для получения тех же результатов требуется только 2 дня (18-20 часов).  Это не значит, что меньше делается работы. Работы столько же. Но компания в понятийном поле прожила год, технология принята. Внедряются выбранные механизмы реализации стратегии.

Многое делается на подготовительном этапе. В аналитических докладах больше цифр и они объективные. Плановые показатели считаются до сессии. На сессии корректируются, если в процессе обсуждения выяснилась необходимость в их изменении.

Для чего же сессия, если к её началу уже определены целевые показатели? На сессии ищутся пути гарантированного получения этих показателей с учётом срабатывания рисков, ищутся новые подходы к управлению.

Самое главное, что происходит в компании: меняется система управления, показатели становятся прозрачными, на их основе принимаются оперативные управленческие решения.

Комбинированный формат стратегической сессии

Комбинированный формат работы появился до пандемии. На подготовительном этапе я встречаюсь с каждым руководителем еженедельно. Мы обсуждаем ход подготовки доклада, полученную аналитику. Если заказчик находится за 1-2 тыс. км, то летать каждую неделю накладно по затратам. Да и усталость от перелётов не добавляет эффективности в подготовке. Обсуждать доклады по скайпу или зуму можно очень даже продуктивно.

А в последний год оказалось, что очень удобно работать в совместных чатах, который создаётся для всех участников сессии, и в нём размещаются материалы для подготовки:

• Видеоуроки. Каждый может посмотреть, когда удобно.
• Инструкции по подготовке презентаций, аналитические инструменты.
• В прямом эфире можно сделать разбор выполненного задания одним сотрудником, чтобы другие могли скорректировать свою работу и выложить в записи.
• Документы, подготовленные для обсуждения на сессии.
• Гугл таблицы для совместной работы и экономии времени.

Итак, комбинированный формат: подготовительный этап в дистанционном режиме, а стратегическая сессия с управленческой командой в очном режиме.

Дистанционная стратегическая сессия: онлайн формат

И третий формат: только дистанционная работа. До определённого момента его использовала только для малого бизнеса. Предпосылки для этого были созданы уже лет 7 назад. Когда молодые ребята, создавая бизнес захотели его сразу строить правильно. И я ежегодно проводила с 2-мя собственниками консультации по тем же вопросам, которые разбираем на больших сессиях.

Каждую неделю проводится по 1-2 встречи по 1-2 часа. Иногда реже. Теоретическая вводная, примеры, развивающее интервью и домашнее задание на проработку. Встречи назначаются по мере готовности домашних заданий. То, что на очных сессиях я модерирую, в данном случае, выполнялось самостоятельно. Используя такой формат работы, малый бизнес тоже может позволить себе привлечение консультанта.

В 2021 году было 2 компании, с которыми разрабатывала стратегию дистанционно. Мы виделись только через онлайн ресурсы. Такой формат для меня имеет меньшую трудоёмкость, а для заказчика небольшую стоимость.

Получалось всего по 10-12 часов консультаций. Эффективность очень высокая. За это время прорабатываются видение, стратегическая и счётная карты, карта ответственности. И даже, система оплаты труда. Обе компании забронировали время на совместную проработку планов развития на следующий год.

Знаю, что многие консультанты перешли на онлайн-формат на 100%. Вся работа с компанией ведётся дистанционно с использование интернет ресурсов и специальных сервисов. Онлайн сервисы позволяют задействовать всех участников стратегической онлайн сессии так, как будто они находятся в одном помещении.

Специальные инструменты позволяют нагляднее доносить информацию и удерживать вовлеченность. К таким сервисам относятся:

• Сервисы веб конференций
• Онлайн стикерные доски
• Мультимедийные тесты и опросы
• Майндмэппинг
• Видеоскрайбинг

Жалко, что самой не приходилось учится с использованием этих ресурсов. Сейчас занимаюсь изучением этих сервисов для того, чтобы  их использовать в своей работе.

В 2022 году впервые провела стратегическую сессию для 47 участников дистанционно (холдинговая медицинская компания). Члены команды работали из разных офисов. И даже больные работали из квартир.Контракт был согласован дистанционно. Знакомилась и работала с руководителями при подготовке в онлайн режиме. Разработочный семинар планировался в очном формате. Были куплены билеты, арендован зал. Но, увы, очередная волна ковида. Решили сессию не переносить, а провести дистанционно. Причём заказчик отказался растягивать сроки, решили каждый день, как планировалось ранее работать с 8 утра до 8 вечера 2 дня. Детали дорабатывать в малых группах.

Пришлось напрячься. продумать инструменты вовлечения, использование дополнительных программных продуктов. Коллеги говорили о том, что нереально в онлайн формате удержать внимание и работоспособность участников. Внимание удержала. Совместно удалось получить результат, который получаю на очных сессиях. Вот оценка участников (голосовало 44 человека).

Большое значение имеет состав участников со стороны заказчика и то, насколько в компании уже что-то используется кроме чатов в мессенджерах. Сервисы легче приживаются в компаниях, которые сами занимаются софтами или имеют молодёжный продвинутый состав сотрудников. Мне приходилось готовить сессии, когда руководителей учила строить графики и делать презентации. На заводах не у всех руководителей есть компьютеры на рабочих местах, Excel не умеют пользоваться. Увы, такова реальность.

На онлайн формате образуется экономия на командировочных расходах, аренде зала, организации питания. Но сервисы тоже стоят денег. Для работы компания должна оплатить их использование. И увеличивается трудоёмкость подготовки, нужно научить работать сотрудников в новых программных продуктах. Если не научить работать с сервисами, то увеличится время работы и вырастет напряжение участников. Нужно проводить совместное тестирование.

Работа на стратегической сессии требует глубокого погружения в тему и отстранённости от других задач. Именно погружение позволяет за короткое время решить сложные трудоёмкие задачи.

Опыт показал, что стандартные трёхдневные сессии, которые требуют изменения системы управления, можно вывести на 100 % в онлайн формат.

Итак, в моих приоритетах сейчас для компаний численностью 20-600 человек дистанционная подготовка полноценных очных трёхдневных сессий. Можно часть работы вывести в онлайн режим и сократить очную сессию до 2-х дней.  100% онлайн формат можно применить  при условии готовности компании работать в сервисах.

В онлайн формате актуально проводить стратсессии по узконаправленным темам и задачам, которые могут принести быстрый эффект.  Об этих темах написала отдельную статью «План проведения стратегической сессии».

Сроки, содержание, стоимость и порядок работ готова обсуждать.

Пишите на Whatsapp или в Telegram