Сценарий стратегической сессии

Насколько цели и задачи стратегической сессии будут решены, зависит от качества  сценария. Может быть хорошая программа, но если вы не успеете за отведённое время  выполнить всё, что запланировали, то придётся потом тратить значительно больше времени  для завершения. Сценарий стратегической сессии подробнее чем программа,  он включает в себя много организационных моментов. Также как в театре, важно не только реплики, а и то, какие декорации будут на сцене. В этой статье я расскажу, какие нюансы нужно учесть при подготовке стратегической сессии чтобы повысить её эффективность.

Подготовительный этап — залог успеха стратегической сессии

Начнём  с подготовки аналитических докладов и вспомним, что нужно сделать и что учесть. В самом начале проекта нужно определиться с составом докладчиков и названием докладов. Одним приказом назначаются даты сессии, куратор проекта и состав докладчиков. Это дисциплинирует персонал. С какой стати руководителям «отвлекаться» на аналитику?  Для этого и появляется распоряжение руководства.

Какие задачи ложатся на куратора? Их немного, но при ответственном отношении  хорошо структурируется взаимодействие консультанта (внешнего или внутреннего) и докладчиков. Куратор назначает время для встречи с каждым докладчиком. В разный период подготовки каждому докладчику нужно больше или меньше времени на обсуждение. Когда-то хватит 10 минут, а когда-то надо 1,5 часа. Куратор при составлении графика встреч учитывает то, кому в какое время удобно и сколько времени нужно на общение с консультантом.

Встречи с докладчиками происходят, как правило, 1 раз в неделю. Я обычно назначаю один и тот же день недели. Когда предупреждаю, что мы будем встречаться каждую среду, то руководители настраиваются на определённый ритм.

График встреч у куратора я запрашиваю накануне. Мне нужно знать, насколько я буду загружена. Бывает, что кто-то находится в командировке, тогда можно организовать общение по скайпу.  В случае отсутствия куратора, мне самой нужно тратить время на  то, чтобы всех найти и «построить». А если график составлен заранее, то и руководители себе время запланировали, и я могу сконцентрироваться только на  аналитике.

В зависимости от целей и задач сессии длительность и наполнение подготовительного этапа может быть разными.

Регламент, как основной элемент сценария стратегической сессии

Несмотря на то, что структура сессий всегда одинаковая, в нюансах отличается сильно:  применяемые инструменты, акценты. При подписании договора мы договариваемся с руководством, что программу сессии мы будим обсуждать накануне её проведения, когда у меня сложится представление о компании. После 2-3-х встреч с докладчиками мне уже  понятно, в каком состоянии находится организация. Я уточняю цели и задачи  с заказчиком и готовлю подробную программу стратегической сессии. В результате рождается документ под названием «Регламент стратегической сессии».

Содержание «Регламента стратегической сессии»

1. Цель и задачи сессии стратегического планирования
2. Программа сессии стратегического планирования
3. Список участников
4. Докладчики и очерёдность докладов
5. Тайминг
6. Правила работы на сессии

После утверждения Заказчиком, регламент рассылается всем участникам. Количество участников может быть больше, чем докладчиков. На сессию целесообразно привлекать  кадровый резерв, партнёров. Перед сессией распечатываю  регламент и презентацию, по которой работает ведущий. Эта информация должна быть на столах.

На моём курсе «Как подготовить и провести стратегическую сессию» вопросы разработки сценария стратегической сессии рассматриваются подробно.

Организационные требования к проведению стратегической сессии

Организационные требования могут прописываться в приложении к договору, потому что для выполнения всех требований заказчику необходимо выделить дополнительный бюджет. У меня этот документ рождается одновременно с регламентом. К организационным вопросам тоже нужно отнестись серьёзно: помещение, оборудование, питание, канцтовары.

Мне приходилось проводить сессию, когда в результате внезапной бури были сорваны провода и нарушено энергоснабжение. Тогда пришлось подключать автономный источник питания. Хорошо, что компания была мобильная и быстро нашла решение. При плохой организации сложно настроить продуктивную работу на сессии. За решение этих вопросов тоже отвечает куратор. В организационных требованиях я отражаю следующие моменты:

• каким  должно быть основное помещение: площадь, количество мест, рассадка в первый и в другие дни, расположение экрана, наличие розеток, необходимость дополнительных помещений;
• оборудование в зале для групповой работы: проектор, принтер, экран, флипчарт;
• как оборудовать рабочие места: столы, стулья, ноутбуки, удлинители;
• подключение к интернету;
• потребность в канцтоварах: блокноты, ручки,  бумага. малярный скотч, маркеры;
• график работы и перерывов.

Многие консультанты обозначают принципиальный момент, что сессия должна проводится на выезде, в нерабочей атмосфере. Соглашусь, что такую сессию, можно провести результативнее. Но я чаще иду на то, чтобы использовать рабочие помещения. И вопрос не только в том, что это дешевле. Сессия занимает фактически трое суток, задействованы все собственники и топ менеджмент. Рыночные отношения никто не отменял, и возникают вопросы, которые нельзя «отодвинуть» на 3 суток. Поэтому перерывы планируются с учётом необходимости  решения  оперативных вопросов.

А вот организация питания и кофе-пауз должна быть качественная. Я настаиваю на том, что расходы несёт организация и питание организуется в одном месте. Во-первых работа на стратегической сессии – это очень энергозатратный мыслительный процесс.  Аппетит у всех участников активизируется, и не все умеют думать голодными. А во-вторых, совместная трапеза объединяет. Во время перерывов дополнительно решается много рабочих задач.

Прослушивание докладов о текущем состоянии организации

Не просто уложить все доклады в отведённое время. Если сотрудники потратили время и нервы на подготовку докладов, то они очень хотят, чтобы участники услышали всё, что удалось узнать самим. А ещё показать себя перед руководством, вскрыть проблематику. Заверения типа: «да я за  пять минут уложусь», обычно далеки до реальности.

Во время подготовки докладов у меня складывается понимание сколько на каждый доклад нужно времени. В среднем получается на 1 слайд нужна 1 минута. Соответственно, на доклад с презентацией из 10 слайдов нужно 10 минут, а из 20 слайдов – 20.  С каждым докладчиком договариваемся заранее, сколько у него будет времени. А ещё  нужно выделить время на ответы на вопросы, 5-10 минут на каждый доклад. На один доклад с вопросами обычно отводится до 30 минут, если 10 докладов, то это 300 минут, т.е. 6 часов работы только на прослушивание докладов.

Порядок и правила прослушивания докладов объявляю заранее.

• Время на каждый доклад ограничено в соответствии с таймингом.
• Прошу докладчика не перебивать. Выступать перед аудиторией далеко не просто. Поэтому лучше не добавлять лишнее волнение.
• Рекомендую вопросы записывать и задавать по окончании доклада.
• Ещё прошу обращать внимание на определённые моменты, например, на сильные, слабые стороны, возможности и угрозы. Если планируется групповая работа по СВОТ-анализу, то эта информация пригодится.

У участников возникает соблазн не только вопросы задавать, но ещё и что-то обсудить. Полемика по докладу запрещается. Если есть о чём поспорить, обсудить, то создаётся  «Парковка». «Парковка» – это лист ватмана или блокнота для флипчарта, который крепится на стену. Почему на стену? Обычно «парковка» не ограничивается одним листом, их может быть от 2-х до 5-ти. И лучше, если они будут на веду всё время. У участников возникают новые мысли, идеи, желание что-то обсудить друг с другом в перерыве.

На «Парковку»  выносится  то, над чем нужно поработать: проблемы, задачи, сложности, идеи про рынок, про бизнес-процессы, про клиентов и т.д. Причём записывать может не только ведущий, но и каждый участник. И сделать это можно не только во время прослушивания докладов, но и в перерывы. К «парковке» мы возвращаемся к тому моменту, когда приступаем разрабатывать мероприятия.

Время на каждый доклад нужно контролировать и предупреждать докладчика, когда осталось 3 минуты, 1 минута. Это можно делать голосом, а можно использовать таблички. По окончании времени доклада переходим к вопросам. Недавно клиент посоветовал использовать настольные часы с большим дисплеем и функцией будильника.

Много нового  участники  узнают о своей компании. Главный результат докладов – это создание у всех участников единого информационного поля о состоянии компании.

Организация работы в группах

По окончании докладов целесообразно проводить стратегический анализ. Использовать можно разные инструменты и методы. Это зависит от задач сессии. Подробнее об инструментах можно прочитать в моей статье. Целесообразно организовать работу в группах.  Возникает вопрос, как делить участников на группы. В зависимости от задачи, можно использовать разные подходы. «Принцип судьбы», функциональные направления,  назначение руководителей групп, которые набирают себе команду. Лучше при подготовке регламента сразу определяться с тем, как на каждом этапе вы будете формировать группы. Численность группы может быть от 3-х до 9-ти человек.

Время на каждый этап работы на сессии регламентировано, поэтому важно, чтобы процесс обсуждения был продуктивным. Поэтому я выдаю простые рекомендации по работе в группах.

• Работает каждая группа самостоятельно.
• Время на выполнение задание ограничено, задаётся к на каждый этап групповой  работы.
• В группах выбираются: ведущий, фиксатор и человек-время.
• Ведущий — ведёт процесс обсуждения.
• Фиксатор —  фиксирует результаты работы группы в отдельном файле (Word, Exel), записывает на «флэшку» или пересылает на заданный адрес электронной почты.
• Человек-время – контролирует выполнение временного регламента.
• Правила обсуждения: одновременно не говорить, не отклоняться от темы обсуждения, давать возможность высказаться всем, не оценивать высказывания.

Если помещение большое, то лучше накануне организовать 2 зоны. Одна, для прослушивания  докладов и результатов работы групп, а вторая — для работы в группах. Если площадь помещения не позволяет, то можно организовать рабочие зоны в отдельных кабинетах, в том числе и  в рабочих. Ведущему нужно заранее знать, где будут рабочие зоны для того чтобы сразу сориентировать каждую группу.

Принципиально, что результаты работы групп фиксируются в электронном виде. Информация сразу структурируется, есть возможность её корректировать во время обсуждения и экономится много времени. Ведущий перемещается от группы к группе, отвечает на вопросы, направляет работу группы. Если требуется дополнительное время нескольким группам, то выделяется  согласованное время. Если только одна группа не уложилась в заданное время, то возможно 2 варианта. Отставшая группа дорабатывает во время обсуждения или  другим группам даётся дополнительное задание.

Что повышает эффективность работы на стратегической сессии

Когда я рассказываю потенциальным клиентам, что можно сделать за 3 дня стратегической сессии, они мне не верят, и говорят, что это невозможно. Да, для многих невозможно. А у меня отработана стандартная практика, которая позволяет на первичной сессии разработать стратегическую карту целей, её оцифровать и создать план достижения принятых целей.

Те компании, с которыми мы работаем несколько лет, на сессиях корректируют видение компании, цели, прорабатывают новые проблемы и задачи. Сбалансированность принятых целевых показателей проверяется на сессии при помощи экономической модели. Представьте себе, обычно бюджеты создаются неделями, а мы на сессии можем увидеть то, какие финансовые и экономические результаты получатся с учётом всех расходов. За счёт чего удаётся сделать так много работы?

• Качественная аналитическая подготовка. Фактические показатели деятельности должны быть у участников сессии «под рукой»: доклады, доступ к базам.
• Все задания, формы для работы в группах готовятся заранее в электронном виде. Какие-то формы обсуждаются и предварительно заполняются на стадии подготовки к сессии.
• В начале сессии обычно собираются ожидания участников сессии. Позади почти месяц подготовки, впереди 3 дня совместной работы. Результат сессии зависит от того, как сработают все участники, какой вклад в общий результат внёс каждый. Поэтому важно, чтобы каждый высказался, чего ожидает получить по окончании сессии. Собственники высказываются последними. Соответственно, по окончании сессии проводится  рефлексия: насколько ожидания оправдались. С участниками принимается кодекс, в котором мы договариваемся о правилах работы.
• За невыполнение регламентов, опоздания, ввожу штрафные санкции. Я просто о них объявляю вначале, но не говорю в чём именно они будут выражаться. Факт неопределённости является решающим. Как правило, мне не приходится применять штрафные санкции. Все выполняют принятые правила, и мы вписываемся в регламент. 90% сессий я научилась вести в соответствии с регламентом. Участникам нужна определённость.
• Для работы на сессии обязательно используется оргтехника. Слишком большая роскошь заставлять участников перерисовывать на сессии таблички на ватман. Бумага только для «Парковки» и возможности что-то прокомментировать.  Группы предоставляют результаты групповой работы в электронной почте. Используется электронная почта, флешки, работа с общем сервером, работа в «облаке».
• Регламент сессии доносится до участников заранее, чтобы было представление к чему готовиться. Сценарий сессии расписывается поминутно.

Полезно после перерывов разминки устраивать: очень большой объём информации, и нужно давать возможность мозгу переключаться. Это могут быть шуточные упражнения, а могут быть и серьёзные деловые тематические игры. Например, если в компании есть проблемы с качеством выпускаемой продукции, можно провести соответствующую деловую игру. На разминки я отдельно время в регламенте не закладываю, потому что есть понимание, за счёт чего я могу выкроить 5-10 минут. А вот деловые игры занимают 20-60 минут, поэтому согласовываются с заказчиком и ставятся в план.

Ведущий должен быть готов к тому, что возможно придётся менять программу сессии. Зачастую программу я меняю по  ходу, в зависимости от изложенной в докладах информации, состояния участников. Консультанту важно иметь в своём багаже большой набор инструментов, методов, для того, чтобы действовать по ситуации.

В рамках этой статьи невозможно уложить весь регламент. Я изложила основные организационные моменты, которые «делают погоду» на серьёзном мероприятии. Качественный сценарий стратегической сессии позволяют повысить её эффективность.

Если вам нужно провести стратегическую сессию, то напишите мне на Whatsapp или в Telegram.